受領確認
Interlink編集部受領確認とは
受領確認とは、配送した貨物を納品先が確かに受け取ったことを確認する実務です。
輸入貨物の国内配送では、貨物を納品先へ届けるだけでなく、受領印、サイン、納品書控え、配送完了記録などにより、納品が完了したことを確認する必要があります。
実務で問題になりやすい場面
受領確認が不十分な場合、後日、納品の有無、数量、破損、納品時間などをめぐってトラブルになることがあります。
- 納品先の受領印が取れていない
- 誰が受け取ったのか分からない
- 納品書控えが戻ってこない
- 数量不足の指摘を後から受けた
- 破損の有無が納品時に確認されていない
- 納品完了の記録が配送会社から届かない
- 納品先担当者と実際の受取人が異なっていた
フォワーダーが確認すべきポイント
フォワーダーは、配送手配時に、納品完了をどのように確認するかを事前に決めておく必要があります。
- 受領印が必要か
- サインで足りるか
- 納品書控えの返却が必要か
- PODの取得が必要か
- 納品先の担当者名
- 受領時に数量確認を行うか
- 外装破損の確認方法
- 納品完了連絡の方法
- 写真記録が必要か
PODとの関係
PODとは、Proof of Deliveryの略で、配送が完了したことを示す証明資料をいいます。
PODには、受領印付きの納品書、サイン記録、配送完了画面、納品先での写真、配送会社の完了報告などが含まれることがあります。どの資料をPODとして扱うかは、荷主、フォワーダー、配送会社、納品先の間で事前に確認しておくことが重要です。
トラブルにつながるリスク
受領確認が取れていない場合、納品した事実を後から証明しにくくなります。
特に、数量不足、貨物の破損、誤納品、未着の主張が出た場合、受領確認の有無が重要になります。納品時に誰が受け取り、どの状態で受け取ったのかを記録しておくことが、後日のトラブル防止につながります。
輸入貨物で注意すべき点
輸入貨物では、外装に傷、へこみ、濡れ、破れなどがある場合があります。納品時に外装異常が確認された場合は、受領書にその内容を記載してもらう、写真を残す、配送会社へ連絡するなどの対応が必要になることがあります。
また、複数梱包の貨物では、総個数、パレット数、ケース数を納品時に確認しておくことが重要です。受領確認が曖昧なまま納品を終えると、後から数量差異の確認が難しくなります。
実務上の注意点
受領確認は、納品後に回収すればよいというものではありません。配送手配の段階で、受領印の要否、納品書控えの扱い、PODの提出方法を決めておく必要があります。
特に、納品先が大型倉庫、物流センター、工場、店舗、建設現場などの場合、受領方法がそれぞれ異なるため、事前確認が重要です。
まとめ
受領確認は、通関後の国内配送を完了させるための最後の確認作業です。
貨物を届けても、受領印、サイン、POD、納品完了記録が残っていなければ、後日トラブルになった際に納品完了を証明しにくくなります。フォワーダーは、納品先、配送会社、荷主との間で受領確認の方法を事前に決め、確実に記録を残すことが重要です。
