Claim Letterの通知期限

Claim Letterの通知期限とは

Claim Letterの通知期限とは、貨物に破損、濡損、数量不足、汚損などの損害が発生した場合に、荷受人、荷主、保険会社などが、運送人、NVOCC、フォワーダーに対して、損害の発生と概況を一定期間内に書面で通知する実務をいいます。

Claim Letterは、単なる苦情文ではありません。貨物事故について、いつ、どの貨物に、どのような損害が発生したのかを相手方に通知し、後日の損害賠償請求や代位求償に備えるための重要な書面です。

国際海上輸送では、貨物の損傷や一部滅失について、受取時または一定期間内に通知を行うことが重要です。通知がない場合、貨物は損傷なく引き渡されたものと推定されることがあります。

Claim Letterと正式請求は分けて考える

実務上、Claim Letterと正式な損害賠償請求書は分けて考える必要があります。

Claim Letterは、まず損害の発生を相手方に知らせるための通知です。損害額、原因、責任関係、保険処理がまだ確定していなくても、期限内に事故の概況を通知することが重要です。

一方、正式請求は、損害額、証拠資料、サーベイレポート、修理見積書、廃棄証明、インボイスなどがそろった後に行うことが多くなります。

つまり、損害額が未確定だからといって、Claim Letterの送付を遅らせるのは危険です。

見える損害と隠れた損害

貨物事故の通知期限では、損害が外から見て分かるものか、受取時には直ちに発見できないものかが重要です。

外装の破れ、濡れ、潰れ、穴あき、数量不足など、受取時に確認できる損害については、受取の際に運送人側へ書面で通知することが基本です。

一方、外装に異常がなく、開梱後に初めて分かる内部破損、部品損傷、汚損、変質などは、直ちに発見できない損害として扱われることがあります。この場合でも、発見後に速やかに通知し、法令や約款上の期間内に書面通知を行う必要があります。

通知が遅れた場合のリスク

Claim Letterの通知が遅れると、運送人側から「貨物は異常なく引き渡された」と主張される可能性があります。

通知が期限内に行われていない場合、法律上または約款上、貨物が滅失・損傷なく引き渡されたものと推定されることがあります。

これは、請求権が必ず消えるという意味ではありません。しかし、後から貨物事故を主張する側にとって、事故が運送中に発生したことを立証する負担が重くなります。

そのため、貨物事故では、損害額の確定よりも先に、まず事故通知を行うことが重要です。

Claim Letterに記載する内容

Claim Letterには、少なくとも次の内容を記載します。

• 通知日
• 船名、航海番号、B/L番号
• コンテナ番号
• 貨物名
• インボイス番号
• 荷送人、荷受人
• 到着港、引渡場所
• 受取日または損害発見日
• 損害の概況
• 損害数量または損害範囲
• 現時点で損害額が未確定であること
• 後日、必要資料を提出する予定であること
• 権利留保の文言

Claim Letterの段階では、損害額が確定していなくても問題ありません。重要なのは、どの輸送貨物について、どのような損害が発生した可能性があるのかを、期限内に書面で通知しておくことです。

権利留保の意味

Claim Letterでは、権利留保の文言を入れることが実務上重要です。

権利留保とは、現時点で損害額や事故原因が確定していない場合でも、後日、損害賠償請求や代位求償を行う可能性を残しておくための表現です。

例えば、「当方は、本件貨物損害に関する一切の権利を留保します」という趣旨の文言を入れることで、通知書が単なる問い合わせではなく、正式な事故通知であることを明確にできます。

受領書の例外記載との関係

Claim Letterの通知期限とあわせて重要なのが、受領書や納品書への例外記載です。

貨物を受け取る際に、外装の破れ、濡れ、潰れ、数量不足などが確認できる場合は、受領書や納品書にその状態を記載しておく必要があります。

受領書に異常なしとしてサインしてしまうと、後日、運送中の事故であったことを主張しにくくなる場合があります。

そのため、貨物事故では、受取時の例外記載、写真撮影、Claim Letterの送付を一連の対応として行うことが重要です。

写真・サーベイとの関係

Claim Letterを送る際は、可能であれば損害写真を添付します。

ただし、写真やサーベイレポートがそろっていないことを理由に、通知自体を遅らせるべきではありません。

初期段階では、貨物写真、外装写真、開梱写真、受領書の写しなど、手元にある資料を添付し、詳細資料は後日提出するという形でも実務上は有効です。

サーベイが必要な場合は、Claim Letterとは別に、保険会社、サーベイヤー、関係者へ早急に連絡し、貨物状態を保存します。

NVOCC・フォワーダーが受け取った場合

NVOCCやフォワーダーがClaim Letterを受け取った場合、まず請求内容をそのまま認めるのではなく、通知日、引渡日、損害発見日、損害内容、運送書類を確認します。

特に次の点を確認します。

• 通知が期限内に行われているか
• 誰から誰に通知されているか
• 対象貨物、B/L番号、コンテナ番号が特定されているか
• 受領書に例外記載があるか
• 損害が受取時に見えるものだったか
• 開梱後に判明した損害か
• 写真やサーベイレポートがあるか
• 責任を認める回答をしていないか

Claim Letterを受け取った段階では、事故原因、責任の有無、責任制限、免責事由、出訴期限を整理する必要があります。

受け取った側の初期回答

Claim Letterを受け取った場合、初期回答で責任を認める表現は避けるべきです。

例えば、「弊社責任として対応します」「賠償します」「全額補償します」といった文言は、後日の交渉や保険対応に影響する可能性があります。

初期回答では、次のような内容にとどめることが実務上は安全です。

• 通知を受領したこと
• 内容を確認中であること
• 関係書類の提出を求めること
• 事故原因と責任の有無を確認すること
• 回答は責任を認める趣旨ではないこと

Claim Letterと出訴期限の違い

Claim Letterの通知期限と出訴期限は別のものです。

Claim Letterは、貨物損害の発生を運送人側に通知するための期限です。
一方、出訴期限は、裁判上の請求などを行う期限です。

Claim Letterを期限内に送っていても、出訴期限を過ぎれば請求が認められなくなる可能性があります。

逆に、Claim Letterの通知が遅れていても、直ちに請求権が消滅するとは限りませんが、貨物が損傷なく引き渡されたものと推定され、立証上不利になる可能性があります。

まとめ

Claim Letterの通知期限は、貨物事故後の請求実務で最初に確認すべき重要な期限です。

貨物の損害が外から分かる場合は受取時に、直ちに発見できない損害は発見後速やかに、法令や約款上の期間内に書面で通知する必要があります。

損害額や事故原因が未確定であっても、通知を遅らせるべきではありません。まずClaim Letterで事故の概況を通知し、写真、受領書、サーベイレポート、損害額資料は後から整えるのが実務上の基本です。