サーベイ手配

サーベイ手配とは

サーベイ手配とは、輸入貨物に破損、濡損、数量不足、錆、カビ、汚損、コンテナ異常などが発見された場合に、貨物の状態や損害範囲を確認するため、サーベイヤーによる調査を手配する実務です。

フォワーダー実務では、サーベイは責任を断定するためだけのものではありません。貨物の状態、発見時点、損害範囲、梱包状態、コンテナ状態、保全状況を第三者的に確認し、B/Lクレームレター、海上運送人への損害通知、NVOCCへの通知、海上貨物保険対応につなげるための重要な資料になります。

実務で問題になる場面

サーベイ手配が問題になるのは、デバン時に貨物の破損や濡損が見つかった場合、コンテナ内部に水濡れ跡がある場合、数量不足が疑われる場合、貨物の損害額が大きい場合、原因確認が難しい場合などです。

また、荷主、保険会社、NVOCC、船会社、倉庫、配送会社の間で、どの工程で損害が発生した可能性があるかを確認する必要がある場合にも、サーベイが重要になります。

サーベイを検討するタイミング

サーベイは、貨物異常が確認された早い段階で検討することが重要です。貨物を移動、開梱、廃棄、修理、再梱包した後では、発見時点の状態を確認しにくくなるためです。

特に、濡損、錆、カビ、温度変化、機械類の破損、精密機器の損傷、数量不足などは、時間の経過や取扱いの変化によって証拠が失われやすいため、早期の判断が必要です。

手配前に確認する資料

サーベイを手配する前に、B/L、Arrival Notice、D/O、インボイス、パッキングリスト、コンテナ番号、シール番号、デバン記録、入庫記録、納品記録、貨物写真、コンテナ写真を確認します。

あわせて、損害を発見した日時、発見場所、発見者、貨物の保管場所、現物の保全状況、梱包材の有無を確認します。サーベイヤーが現物を確認できる状態かどうかも重要です。

サーベイヤーへ伝える内容

サーベイヤーへは、B/L番号、船名、航海番号、コンテナ番号、シール番号、貨物名、数量、到着日、デバン日、損害発見日、損害内容、貨物保管場所を伝えます。

損害内容は、破損、濡損、錆、カビ、汚損、数量不足、外装異常などを簡潔に整理します。写真やデバン記録がある場合は、事前に共有しておくと調査が進めやすくなります。

現物保全の重要性

サーベイを行う可能性がある場合は、貨物、外装、梱包材、ラベル、パレット、コンテナ内の状態をできる限り保全します。

破損品を廃棄したり、梱包材を処分したり、貨物を移動してしまうと、損害発生時点の状態を確認しにくくなります。やむを得ず移動や開梱を行う場合は、写真、動画、作業記録を残すことが重要です。

写真で残すべき内容

サーベイ前には、貨物全体、損害箇所、外装、梱包材、ラベル、パレット、コンテナ番号、シール番号、コンテナ内部、濡れ跡、床面、天井、側面などを撮影します。

写真は、近接写真だけでなく、貨物全体やコンテナ内での位置関係が分かる写真を残すことが重要です。どの貨物に、どの範囲で、どのような異常があったのかを後から確認できる形にします。

B/Lクレームレターとの関係

サーベイ手配は、B/Lクレームレターや海上運送人への損害通知と連動します。サーベイレポートが完成していない段階でも、まず損害発生の可能性を運送人やNVOCCへ通知することがあります。

その後、サーベイレポート、写真、損害額資料、修理見積、検品記録などを追加資料として提出する流れになります。

NVOCC・船会社への通知との関係

House B/L案件では、NVOCCへの通知が重要です。NVOCCが実運送人へ確認する必要がある場合もあるため、サーベイ手配の有無、調査予定日、損害内容、写真、デバン記録を早めに共有します。

船会社発行のB/L案件では、船会社または代理店へ損害通知を行い、必要に応じてサーベイレポートを後送します。通知先はB/Lの発行者と契約関係を確認したうえで整理します。

海上貨物保険との関係

海上貨物保険が付保されている場合、保険会社または保険関係者からサーベイ手配を求められることがあります。

ただし、サーベイは保険金請求だけのための資料ではありません。B/L上の運送人、NVOCC、船会社、倉庫、配送会社との責任切り分けにも関係するため、保険対応と運送人への通知実務を分けて整理することが重要です。

サーベイレポートの位置づけ

サーベイレポートは、貨物の状態、損害範囲、原因の可能性、梱包状態、コンテナ状態、確認資料などを整理する重要な資料です。

ただし、サーベイレポートがあるからといって、直ちに誰かの責任が確定するわけではありません。B/L、デバン記録、写真、入庫記録、配送記録、保険条件などと合わせて確認する必要があります。

実務上の注意点

サーベイ手配では、早期判断と現物保全が重要です。特に濡損、錆、カビ、破損、数量不足は、時間が経過すると状態が変化し、原因や損害範囲の確認が難しくなります。

フォワーダーは、貨物異常を確認した時点で、写真取得、現物保全、関係者への通知、サーベイ要否の確認を進め、B/L上の運送人、NVOCC、船会社代理店、保険関係者、荷主との間で、どの時点で何が確認されたかを時系列で整理することが実務上の基本になります。