受領書の例外記載
Interlink編集部受領書の例外記載とは
受領書の例外記載とは、貨物を受け取る際に、外装破損、濡損、潰れ、穴あき、数量不足、荷崩れ、パレット破損などの異常がある場合に、その状態を受領書、納品書、配送伝票、引渡書類などへ記載する実務です。
貨物事故では、損害写真やサーベイレポートも重要ですが、受取時にどのような状態で貨物を受け取ったかを示す受領書の記載は、後日の責任判断に大きく影響します。
特に、受領書に異常なしとしてサインしている場合、後日になって「運送中に損傷していた」と主張することが難しくなることがあります。
例外記載が重要になる理由
貨物事故では、損害がいつ発生したのかが大きな争点になります。
運送中に発生した損害なのか、引渡後に発生した損害なのか、開梱後に初めて分かった損害なのかにより、運送人、NVOCC、フォワーダーの責任判断が変わります。
受取時に外装異常が確認できたにもかかわらず、受領書に何も記載せずにサインしてしまうと、貨物は外観上問題なく引き渡されたと扱われる可能性があります。
そのため、外から見える異常がある場合は、その場で例外記載を残すことが重要です。
記載すべき代表的な異常
受領書や納品書には、次のような異常がある場合に例外記載を行います。
- 外装カートンの破れ
- 外装の潰れ、変形
- 濡れ、湿り、シミ
- 穴あき、裂け、打痕
- パレット破損
- 荷崩れ
- 梱包テープの剥がれ
- 数量不足
- ラベル剥がれ、荷印不明
- 液漏れ、臭気、汚損
- 温度異常が疑われる状態
記載は抽象的に「破損あり」とするだけでなく、できるだけ具体的に残すことが重要です。
記載例
実務上は、次のような形で簡潔に記載します。
- 外装カートン3個に潰れあり
- No.5、No.8の箱に濡れ跡あり
- 1 pallet broken and cargo shifted
- 2 cartons short received
- Outer package damaged, contents unchecked
- Received under reserve
- Damage noted on delivery
重要なのは、どの貨物に、どのような異常があり、内容物は未確認なのか、確認済みなのかを分けて記録することです。
Clean Receiptのリスク
Clean Receiptとは、受領書や納品書に異常の記載がなく、外観上問題なく貨物を受け取ったように見える受領状態をいいます。
Clean Receiptになっている場合、運送人側からは「貨物は異常なく引き渡された」と主張される可能性があります。
もちろん、外装に異常がなく、開梱後に初めて内部破損が分かる場合もあります。その場合は、写真、開梱記録、発見日、Claim Letter、サーベイレポートなどで補強する必要があります。
ただし、外から見える損害があったにもかかわらず例外記載をしなかった場合は、請求側にとって不利になります。
内容物未確認の場合の記載
貨物受取時には、外装の異常は確認できても、中身まではその場で確認できないことがあります。
この場合は、単に受領するのではなく、「外装破損あり、内容物未確認」という趣旨を記載しておくことが重要です。
例えば、外装に潰れがあるが内容物を開梱できない場合、受領書には次のような記載が考えられます。
- 外装潰れあり、内容物未確認
- 箱破損あり、開梱確認未了
- Outer carton damaged, contents unchecked
- Received with damage remark, subject to further inspection
このように記載しておくことで、後日開梱後に損害が判明した場合でも、受取時点で異常があったことを説明しやすくなります。
写真撮影とのセット対応
例外記載は、写真撮影とセットで行うことが重要です。
受領書に「外装破損あり」と記載していても、写真がなければ損害の程度を後から確認しにくくなります。
貨物事故が疑われる場合は、次の写真を残します。
- 貨物全体の写真
- 外装破損部分の写真
- 濡れ、シミ、汚損部分の写真
- ラベル、マーク、貨物番号が分かる写真
- パレット、梱包、ラップ状態の写真
- 開梱時の写真
- 内容物の損傷写真
写真は、貨物番号や梱包番号と結び付くように撮影することが重要です。
Claim Letterとの関係
受領書の例外記載は、Claim Letterの通知期限とも密接に関係します。
受取時に外装異常がある場合は、受領書に例外記載を行い、速やかにClaim Letterを送付します。
例外記載だけで十分とは限りません。受領書への記載は受取時の状態を示す証拠であり、Claim Letterは運送人側へ事故を通知する書面です。
そのため、貨物事故では、受領書の例外記載、写真撮影、Claim Letter送付を一連の対応として進める必要があります。
サーベイレポートとの関係
損害が大きい場合や、原因判断が必要な場合は、サーベイレポートも重要になります。
サーベイヤーは、外装状態、梱包状態、損傷状況、事故原因、損害範囲などを確認します。
このとき、受領書に例外記載があると、受取時点で異常が存在していたことを説明しやすくなります。
反対に、受領書がClean Receiptで、写真もなく、サーベイも遅れている場合、損害がいつ発生したのかの立証が難しくなります。
NVOCC・フォワーダーが請求を受けた場合
NVOCCやフォワーダーが貨物事故の請求を受けた場合、まず受領書や納品書の記載を確認します。
特に次の点を確認します。
- 受領書に例外記載があるか
- 誰が受領サインをしたか
- 受領日と損害通知日がいつか
- 外装異常が記載されているか
- 数量不足が記載されているか
- 内容物未確認と記載されているか
- 写真と記載内容が一致しているか
- Claim Letterが期限内に送られているか
受領書に異常記載がない場合は、後日提出された写真やサーベイレポートだけで運送中事故といえるのかを慎重に確認します。
例外記載がない場合の反論
例外記載がない場合、運送人、NVOCC、フォワーダー側は、貨物が異常なく引き渡された可能性を主張できます。
ただし、例外記載がないことだけで、必ず請求を否定できるわけではありません。
外装から発見できない内部損傷や、開梱後に初めて判明する損害もあるためです。
そのため、反論する場合は、次の資料をあわせて確認します。
例外記載の有無は、単独ではなく、写真、通知日、サーベイ、保管状況とあわせて判断します。
受領側の現場ルール
貨物を受け取る現場では、次のようなルールを決めておくと事故対応が安定します。
- 外装異常がある場合は、その場で受領書に記載する
- 数量不足がある場合は、個数を具体的に記載する
- 内容物未確認の場合は、その旨を記載する
- 写真を撮影して保存する
- 異常貨物を勝手に廃棄しない
- 開梱前の状態を残す
- 速やかに保険会社、フォワーダー、関係者へ連絡する
現場での数分の記録が、後日の請求、保険金請求、代位求償、責任判断に大きく影響します。
初期回答で注意すべきこと
NVOCCやフォワーダーが請求を受けた場合、受領書に例外記載があるからといって、直ちに責任を認める必要はありません。
例外記載は、受取時に異常があったことを示す資料ですが、その異常が運送人の責任によるものか、梱包不備、貨物固有の性質、荷主側の事情によるものかは別に確認する必要があります。
初期回答では、次のような内容にとどめることが実務上は安全です。
- 受領書の記載を確認したこと
- 写真、サーベイレポート、Claim Letterを確認すること
- 事故原因と責任の有無は確認中であること
- 回答は責任を認める趣旨ではないこと
- 必要資料の提出を求めること
まとめ
受領書の例外記載は、貨物事故の責任判断で非常に重要な証拠です。
外装破損、濡損、数量不足、荷崩れなどがある場合は、受取時に受領書や納品書へ具体的に記載し、写真を残す必要があります。
例外記載がない場合、貨物は異常なく引き渡されたと主張される可能性があります。一方で、例外記載がある場合でも、それだけで運送人責任が確定するわけではありません。
実務では、受領書の記載、写真、Claim Letter、サーベイレポート、梱包状態、貨物固有の性質をあわせて確認し、請求側・反論側の双方で証拠を整理することが重要です。
